2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Заполнение расходного кассового ордера по доверенности образец

Расходно-кассовый ордер

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

  • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
  • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
  • код аналитического учета (также по необходимости),
  • кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
  • конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;

когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Читать еще:  Заявление на неисполнение решения суда по гражданскому делу

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» — его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Читать еще:  Документы для получения вида на дительство гражданам днр

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Внимание

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор у п. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее — Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

  • гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик а ст. 182 ГК РФ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
  • правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ы п. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
  • правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника м п. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКО п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина л п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци и п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Прежде чем выдавать деньги представителю контрагента, проверьте все документы, подтверждающие его полномочия на получение наличных

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

  • для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, — на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно вы ст. 312 ГК РФ ;
  • для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность — то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше — укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

  • ваш поставщик — ИП и деньги вы выдаете ему лично;
  • деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност и п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чек п. 1 ст. 2, ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ь ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф — только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата — это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко й п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик а п. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи м Письмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

  • поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
  • поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее — нарушение, но опять же не ваше, а продавц а Письмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@ .
Читать еще:  Заочное решение в гражданском судопроизводстве часть 3

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него — у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Расходный кассовый ордер: правила заполнения в 2019 году

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление — залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

РКО — бланк для выдачи денег из кассы

В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:

  • Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
  • Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
  • Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
  • Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.

Это интересно! Узнайте тонкости заполнения книги кассира по форме КО5. Подробнее по ссылке: https://dela.biz/svoy-biznes/5339-zapolnyaem-knigu-kassira-po-forme-ko-5.html

Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:

  • Индивидуальные предприниматели;
  • Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.

Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».

Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель). Сделать это не так сложно, как разобраться с тонкостями счетов-фактур на аванс.

Как выписать РКО

Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

  • Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
  • Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
  • Выдача наличных средств на командировочные расходы;
  • Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц. Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено». После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

Важно! Хотите зарегистрировать ООО? Узнайте, как правильно заполнить и подать заявление Р11001. Подробности в нашей публикации https://dela.biz/yurisprudenciya/5355-kak-pravilno-zapolnyat-zayavlenie-r11001-na-registratsiyu-ooo.html

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

  • Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
  • Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
  • Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
  • Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector