0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно подготовить приказ и распоряжение

Образец распоряжения руководителя

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Читать еще:  Как написать жалобу на мтс правильно и подать ее

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

06 ноября, 2013

Как правильно подготовить приказ и распоряжение

Приказ — это организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения руководителя организации. Приказы составляются для решения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы организации.

Приказ — основной распорядительный документ организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим.

Распоряжение отличается от приказа тем, что в нем рассматриваются более узкие вопросы оперативного характера (хозяйственные вопросы, вопросы информационно-методического характера), и оно имеет ограниченный срок действия.

Распоряжение может подписываться заместителем руководителя.

Как оформить приказ или распоряжение?

В бланк приказа или распоряжения входят следующие реквизиты:

— наименование организации (полное и сокращенное); — наименование вида документа (ПРИКАЗ); — регистрационный номер; — дата; — номер, — место составления (издания) документа.

Виды приказов:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу;

приказы по административно-хозяйственным вопросам.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу с 2003 года — 50 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет). Поэтому эти виды приказов помещают в разные дела.

Текст приказа (распоряжения) состоит из двух частей :

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами:

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

В соответствии с распоряжением Главы Администрации г. Самары № 101 от 07.02.2016 «О социальных льготах малоимущим гражданам»…

Преамбула в проектах приказов завершается словом

п р и к а з ы в а ю — печатается вразрядку.

П Р И К А З Ы В А Ю — печатается с новой строки.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (руководители структурных подразделений), заместители руководителя, подведомственные организации.

Создать комиссию по уничтожению документов за 2013 год.

Общему отделу подготовить документы, подлежащие уничтожению, к заседанию комиссии.

Отделу информатизации подготовить электронные базы документов, подлежащие уничтожению, к заседанию комиссии.

Первое заседание комиссии провести не позднее 15.03.2018 .

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Молчанову А.В. .

Как изменить пункт в приказе?

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

    Внести изменения в приказ № 114 от 26.02.2014 «О создании комиссии по уничтожению документов»

      пункт 3 изложить в следующей редакции:

      «Первое заседание комиссии провести не позднее 25.03.2014 ».

      пункт 4 изложить в следующей редакции:

      «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Барановича Г.Д. ».

      Как отменить приказ?

      Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» затем указывается дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

      Отменить приказ № 116 от 02.03.2014 «О внесении изменений в приказ № 114 от 26.02.2014 »

      Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Барановича Г.Д. .

      Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

      Ввести в действие настоящий приказ с 01.04.2014 .

      Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

      Контроль за исполнением приказа возложить на Богачеву М.Р. .

      Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) согласно компетенции отделов и вопросам, затронутым в приказе. Если приказ затрагивает финансовые вопросы, то обязательна виза финансового отдела. Если кадровые, то нужна виза отдела кадров. Если для приказа требуется правовая экспертиза, то его визирует юридический отдел. Последней визирует приказ служба делопроизводства.

      Приложения к приказу указываются только в тексте приказа и не оформляются отдельно как в письмах.

      Назначить членов комиcсии по уничтожению документов согласно приложению 1 к настоящему приказу.

      Когда приказ подготовлен и собраны все визы, его подписывает руководитель (заместитель). После этого документ нужно зарегистрировать. После присвоения номера ваш приказ или распоряжение можно считать введенным в действие.

      Распоряжение – образец оформления

      Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия.

      Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были уже рассмотрены очень подробно и доступно на этом сайте. Следовательно, повторяться сейчас не буду, просто прочитайте материал по приведенным ссылкам.

      В этой статье будет рассмотрена работа по составлению и оформлению распоряжения. И как уже было сказано, порядок работы с распоряжениями проводится почти аналогично действиям с приказами. Поэтому будет уместно упомянуть только о различиях.

      Оформление распоряжения происходит на бланке распоряжения. В тексте принято первую часть с изложением причин составления распоряжения заканчивать словом, написанным прописными буквами с новой строки (как на примере),
      ОБЯЗЫВАЮ:
      или
      ПРЕДЛАГАЮ:

      Или допускается (а в федеральных органах власти обязательно) печатать в р а з р я д к у слово о б я з ы в а ю: или п р е д л а г а ю: в продолжение строки (как в этом предложении). Существует еще возможность оформления без этих слов. Тогда первая часть заканчивается просто двоеточием, а затем в тексте излагают распорядительную часть.

      Распоряжение – образец оформления

      ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Башмак»
      (ООО «Башмак»)

      «11» ноября 2014 г. № 128

      О замене регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica

      В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Toyota Celica, усложняющей их идентификацию,

      1. Водителя Краснощекова Е.М. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica № Н 965 АР.

      2. Бухгалтера Пяткину В.Н. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства автомобиля.

      3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Думова Г.А.

      Директор Е.Л. Булка

      Образец распоряжения руководителя – пример о закреплении автомобиля

      ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Лишайник»
      (ООО «Лишайник»)

      «07» июля 2014 г. № 49

      О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии

      Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

      1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:

      Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ,
      Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

      2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:

      Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК,
      Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

      3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

      4. Признать утратившими силу распоряжения ООО «Лишайник» от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».

      5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Мухомора Б.П.

      Директор Д.В. Факел

      Думаю, что на основании приведенного примера распоряжения (даже двух примеров) можно составить свой образец, подходящий к конкретным сложившимся условиям.

      Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

      Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

      Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

      К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

      Подготовка приказа включает:

      • Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
      • Подготовка проекта приказа
      • Согласование проекта со специалистами
      • Подписание приказа руководителем

      Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

      Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

      Приказ включает такие реквизиты, как:

      • Наименование вида документа – ПРИКАЗ
      • Дата (датой приказа является дата его подписания)
      • Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
      • Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
      • Текст

      Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

      Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

      • «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
      • «что сделать» (указывают конкретную работу)
      • «в какие сроки»

      Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

      Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

      • Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
      • Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
      • Отметка об исполнителе

      Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

      Образец приказа:

      Об образовании юридической

      В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

      1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

      • Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
      • Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
      • Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

      2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

      Генеральный директор В.С.Семенов

      Помощник генерального директора

      по коммерческим вопросам

      Антонова 265 76 88

      Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

      Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

      • Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
      • Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

      Образец указания:

      О введении в эксплуатацию

      На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

      1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

      2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

      3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

      Генеральный директор В.С.Семенов

      Руководитель службы ДОУ

      Смирнова 233 45 80

      Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

      Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

      • Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
      • Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

      Образец распоряжения:

      О проведении ремонтных работ

      В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

      1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.

      Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.

      Срок исполнения – 01.06.2001
      2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector