0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Можно ли выдать трудовую книжку работнику на руки

Выдаем на руки оригинал трудовой книжки

Можно ли выдавать оригинал

Действительно, оригинал трудовой книжки на руки выдать можно. Такое исключение сделано для случаев, когда книжка нужна работнику для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ). Поэтому, если оригинал трудовой книжки нужен для представления в Пенсионный фонд, то работнику нужно пойти на встречу. Ведь именно трудовая книжка подтверждает страховой стаж сотрудника (п. 11 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). В других случаях выдавать трудовые книжки сотрудникам нельзя.

Срок выдачи и возврата

Трудовую книжку нужно выдать работнику в трехдневный срок со дня подачи заявления на выдачу оригинала трудовой книжки. Причем сотрудник должен обязательно ее вернуть обратно в отдел кадров. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней после возврата ему трудовой территориальным отделением Пенсионного фонда (ст. 62 ТК РФ).

Заявление от работника

Заявление на выдачу трудовой может быть составлено сотрудником в произвольной форме, при условии, что в организации нет установленной формы для таких заявлений.

Отметим, что выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику недопустима без соответствующего заявления, написанного работником, потребовавшим книжку. Объясняется это тем, что за сохранность трудовых отвечает сотрудник предприятия, на которого возложена это обязанность. Если трудовая книжка, выданная сотруднику потеряется, то наличие заявления подтвердит факт выдачи трудовой сотруднику и позволит кадровику избежать ответственности. Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки (образец) может выглядеть так:

Правила обращения за страховой пенсией утверждены приказом Минтруда России от 17 ноября 2014 № 884н. А перечень документов, которые нужны для установления страховой пенсии, утвержден приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Документы для назначения пенсии может подать не только работник, но и его работодатель при наличии письменного согласия такого сотрудника. По общему правилу для установления пенсии необходимы:

  • заявление об установлении пенсии;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и местожительство сотрудника;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;
  • документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;
  • выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;
  • документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.

Если документы в ПФР подает представитель сотрудника, то вместе с общим пакетом документов дополнительно представляют соответствующую доверенность и паспорт представителя. Когда же документы в ПФР подает работодатель, то дополнительно к общему пакету документов он представляет:

  • письменное согласие сотрудника на представление его заявления работодателем;
  • документ, который подтверждает, что гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем. Это может быть трудовой договор, копия трудовой книжки сотрудника или справка от работодателя;
  • документы, удостоверяющие личность руководителя организации и назначение его на соответствующую должность, например, копия приказа о приеме на работу.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2, 4–5, 6, 12, 53–68 перечня, утвержденного приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку. Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Читать еще:  Нужно ли делать запись в трудовой книжке на испытательном сроке

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

  1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
  2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
  3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

  • Порядок организации кадровой работы.
  • Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
  • Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

  • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
  • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
  • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
  • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

  • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
  • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … .

Заявление на выдачу трудовой книжки

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А вот ответственным за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Читать еще:  Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении

О порядке выдачи работнику оригинала трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец соответствующего заявления.

Сразу отметим, что иногда под выдачей трудовой книжки понимается ее оформление поступающему на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заявления на выдачу трудовой книжки впервые образец предельно прост: «В связи с заключением трудового договора впервые прошу оформить мне трудовую книжку». Похожее заявление составляется и при оформлении трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но в этих случаях не идет речь о выдаче книжки на руки работнику.

Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?

В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).

В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.

Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.

Выдача трудовой книжки по заявлению работника

Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.

Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.

В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.

Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

Крайне редкое обращение о выдаче трудовой книжки на руки работнику, продолжающему работать, много лет вызывало оторопь тружеников кадрового сектора. На такую просьбу трудно ответить отказом. Но до 2015 года приходилось. Конечно, не все предприниматели и ответственный персонал шёл на поводу недописанных инструкций. Сотрудники не оставались неуслышанными, и трудовая книжка им выдавалась в большинстве случаев. Роль человеческого фактора при этом принимала серьёзные и ненужные обороты. Хотя это и не было нарушением Закона. Прямого запрета выдать трудовую книжку работнику не было никогда. Но и не была предусмотрена необходимая в подобных случаях процедура. Вообще, ничего ни в каких нормативных документах о такой простой жизненной ситуации законодатели долгое время не упоминали.

Возможные причины необходимости иметь несколько дней на руках трудовую книжку

Лишь с 1 января 2015 года всё начало проясняться. Поправки в необходимые правила и кодексы были внесены. И выдача на руки трудовой стала возможна, согласно главному государственному документу о труде. Теперь смело можно принимать заявление сотрудника и выдать на руки оригинал трудовой книжки. Условие выдачи только одно. Срок. Трудовая книжка выдаётся на время, заранее оговорённое.

Читать еще:  Отпуск авансом за следующий год

Необходимость забрать трудовую книжку, не будучи при этом уволенным, возникает, прямо скажем, не часто. Возможных вариантов здесь немного:

  • приближающееся время назначения пенсии;
  • переговоры с другим работодателем о смене работы или о работе по совместительству;
  • для снятия нотариально заверенной копии трудовой книжки.

В первых двух случаях, казалось бы, достаточно взять заверенную копию трудовой. Но на практике оказывается не всегда достаточно. В Пенсионном фонде указания тоже противоречивы. В одном регламенте при рассмотрении назначения пенсии требуются исключительно оригиналы документов. Значит, трудовая книжка должна быть представлена оригиналом. По другим правилам, именно трудовая книжка исключена из перечня оригиналов документов, необходимых для предоставления в Пенсионный фонд. Любой чиновник предпочтёт перестраховаться. Поэтому работающему претенденту на государственный пенсион лучше получить оригинал свидетельства своей трудовой биографии.

Поиск другой работы в нормальном режиме лучше проводить, пока человек продолжает работать. Встречаются ещё коммерсанты, для которых профессиональный опыт претендента на вакантную должность важен. Они могли бы удовольствоваться и заверенной копией. Но не всегда довольствуются. При устройстве на работу по совместительству трудовая книжка остаётся на хранении с другими документами на основном месте работы.

Обязательное указание причины для выдачи ТК не прописано. Получается, что не запрещено. Поэтому задумываться о том, можно ли выдать книжку для предоставления в другое место, не стоит. Хотя раздаётся много советов выдавать книжку исключительно для предоставления в Пенсионный фонд.

Нотариально заверенные копии трудовых книжек нужны для получения лицензий, сертификатов на ведение профессиональной деятельности. Обычно это касается главных бухгалтеров, аудиторов, юристов, директоров предприятий.

Механизм выдачи трудовой книжки на несколько дней

С 2020 года работают уточнения для хранения кадровых документов. Если раньше руководитель организации отвечал за сохранность личных документов в течение всего времени работы сотрудника, то отныне, при наличии письменно оформленной и одобренной заявки на выдачу ТК, вся ответственность за сохранность во время отсутствия её на рабочем месте перекладывается на владельца. Другими словами, кто расписался за хранение, тот и в ответе за сохранность. Для этого надо организовать место для подписи. В стандартном бланке такой графы нет. Многими рекомендуется просто внести самим дополнительную графу. Это удобно, если предполагать, что один сотрудник за всё время работы на конкретном предприятии один раз обратится с таким заявлением. Многократные обращения, однако, тоже не запрещены. Поэтому для универсального применения лучше придумать отдельный регистр, используемый исключительно для выдачи трудовых книжек на время.

Для рассмотрения такого заявления законодатель отвёл работникам кадровых отделов только 3 дня. Или целых 3 дня. Поэтому работник, которому срочно понадобилась оригинальная его книжка трудовая, должен это учитывать. Само заявление пишется в свободной форме на имя руководителя предприятия.

Важно! В заявлении обязательно указывается срок возврата трудовой книжки.

В противном случае заявление просто не будет рассмотрено. А вот указание причины, по которой понадобилась книжка, не обязательно.

Всему этому: написанию заявления, дальнейшему его рассмотрению, утверждению и, в конце концов, выдаче предшествует создание специального регламента на данном конкретном предприятии. Законодатель поручил это дирекции работающей структуры. Это обязательно. На каждом предприятии должны быть прописаны и утверждены директором процедуры, сопровождающие выдачу трудовой книжки на определённое время на руки работнику, продолжающему работать в этой организации.

При обсуждении вопроса выдачи трудовой книжки на время в кругу заинтересованных лиц, некоторые предлагают внести в специальную инструкцию «по выдаче книжек на время» пункт об обязательном возврате документа в том виде, в котором был получен. Но что делать, если вид, по каким – то, даже неуважительным, причинам изменился, не поясняют. В случае, если ещё не вышедший на пенсию, но уже побывавший в Пенсионном фонде дедушка захочет похвастаться перед внуком своей трудовой доблестью и при этом они нечаянно разольют какой-нибудь напиток на документ (а попадёт жидкость непременно на книжку), то сама трудовая книжка не становится при этом недействительной, но вид её изменится. Лишние пункты инструкций работу, на самом деле, не упрощают, а усложняют. Безусловно, вносить какие – то изменения, дополнения категорически нельзя. Даже если человек работает по совместительству в другом месте и пожелает сделать об этом отметку, то такую запись можно сделать только на основном месте работы при предъявлении документа, подтверждающего работу по совместительству в другом месте.

Многие представители кадровых служб для ускорения процесса с написанием такого вида заявлений разрабатывают специальные бланки, которые работнику остаётся только подписать. С указанием, конечно, необходимых данных. Перечень этих данных также прописывается в инструкции, утверждённой руководителем предприятия.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector