0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление приложения к служебной записке

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

Составление и оформление докладных и служебных записок

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 6

Составление и оформление докладных и служебных записок

Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.

Правовое регулирование оформления служебных

И докладных записок

Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов:

— докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

— служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009, далее — ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.

Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины. Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим. Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы.

Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской. Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями). Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Читать еще:  Неявки в табеле учета рабочего времени образец

Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида. Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.

Оформление докладных и служебных записок

Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003). Первое, на что следует обратить внимание, — документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм — правое и не менее 20 мм — левое, верхнее и нижнее.

Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги. Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются:

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— заголовок к тексту;

— подпись составителя (с указанием должности);

— визы согласования документа;

Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения — автора документа. Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа — угловой или продольный) через два межстрочных интервала.

Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.

Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения.

Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.

Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»). В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, «приказываю»).

В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.

После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).

Приведем примеры докладной и служебной записок.

Отдел бухгалтерии Главному врачу

Докладная записка МЛПУ N 18

От 03.06.2010 N 8 Е. О. Симонову

О выделении средств

Для участия в семинаре

23.06.2010 учебным центром «Профразвитие» будет проводиться семинар на

Тему «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении», раскрывающий

Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного

Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии.

Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения

1. Программа семинара «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении»

2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56.

Главный бухгалтер Крошенина /А. В. Крошенина/

Административно-хозяйственный отдел Руководителю службы

Служебная записка информационного обеспечения

От 27.05.2010 N 24

Об отключении электроэнергии

В пятницу 28.05.2010 с 11.00 до 13.00 в здании предприятия будут

Проводиться электромонтажные работы, в связи с этим будет произведено

Прошу Вас принять меры, необходимые для предотвращения утери информации

На электронных носителях.

Начальник АХО Ветров /П. А. Ветров/

Особенности оформления докладных и служебных записок

В учреждениях государственной службы

В целом делопроизводство и оформление докладных и служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления. В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. В разд. 3.8 указаны три вида записок — докладные, служебные, объяснительные.

Под докладной запиской понимается документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Порядок расположения реквизитов докладной записки указан в Приложении 8 к Типовой инструкции.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27. В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003.

Читать еще:  Оплата сверхурочных часов в 2020 году при сменном графике работы

Оформление служебной записки

С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.

Оформление служебной записки по ГОСТу

Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2018 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет. Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2015 г. № 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе. Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ. Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.). Нередко форма служебной записки передается от работника к работнику вместе со служебным компьютером.

Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:

  • бланков в организации рекомендуют утвердить “побольше” – это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
  • шрифты – Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
  • межстрочный интервал 1-1,5
  • абзац – 1,25 см
  • текст выравнивается по ширине
  • допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
  • гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации

В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.

Правила оформления служебной записки

Независимо от использования или неиспользования ГОСТа, оформление служебной записки подразумевает определенную структуру:

  1. Адресат: если это структурное подразделение организации, его пишите в именительном падеже. Например: Отдел главного инженера. А если это руководитель или должностное лицо, указываете полностью его должность, включая наименование организации, в дательном падеже (генеральному директору). Сначала составитель пишет фамилию, потом инициалы
  2. Наименование автора с указанием должности, структурного подразделения, фамилии и инициалов
  3. Заголовок (наименование документа) – служебная записка о… (на сотрудника, о повышении и т.п.)
  4. Дата и место составления документа (допускается указать в конце)
  5. Гриф утверждения (место для резолюции от руки)
  6. Текст документа
  7. Отметка о приложении
  8. Подпись
  9. Визы (при необходимости)
  10. Отметка об исполнении документа

Как правильно писать обращение в служебной записке

Многие сотрудники испытывают трудности, как начать служебную записку. В то же время правила делопроизводства содержат общие рекомендации. Используйте такое обращение: информирую, довожу до Вашего сведения, докладываю (в организациях со строгим официальным подчинением). Можно и сразу начать с цели – для, в целях, в соответствии… Используйте любой термин для обращения внимания на основной текст письма.

Не игнорируйте служебные записки в организации. Доказать договоренности с другим отделом или сотрудником в устной форме практически невозможно. Поэтому при необходимости фиксации исполнения своих должностных и иных обязанностей в организации, реализации своих прав оформление служебной записки будет как никогда кстати.

Некоторые тонкости оформления приложений

  • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Не все так просто, как кажется с первого взгляда

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

  1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
  4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

Читать еще:  Порядок возмещения ущерба причиненного работником работодателю

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае ­некоррект­но и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.


Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4 :

  1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
  2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

  • Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
  • Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
  • Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).
  • Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

    Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

    1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

    2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

    3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

    4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector